Las 5S

“Viajamos para cambiar, no de lugar, sino de ideas”.

Hipólito Taine

Una generosa beca de la Jica me dio la oportunidad de estar un mes en Yokohama estudiando el sistema de administración y organización llamado 5’s.

Las 5’s son cinco palabras en japonés que empiezan con la letra “s”, a saber: seiri (seleccionar), seiton (orden), seiso (limpieza), seiketsu (estandarización) y shitsuke (disciplina). Cada una indica una parte ideal de un proceso cualquiera, ya sea en una fábrica, una empresa de servicios, un hogar, un dormitorio o en la vida misma.

Veamos cada una breve y resumidamente:

1. Seiri (seleccionar). Debemos de separar lo necesario de lo innecesario. En el periodo de un año, ¿tenemos ropa que no hemos usado?, ¿separatas que no hemos leído?, ¿comida que aún sigue en la refrigeradora? Es momento, entonces, de botar todo ello a la basura, donarlo o venderlo. Así liberaremos un espacio valioso en nuestra oficina, hogar y corazón.

2. Seiton (orden). Las cosas que nos han quedado deben estar correctamente ubicadas, con un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar, debidamente etiquetada y colocada según la frecuencia de uso. El cajón de camisetas debe ser de camisetas, bien dobladas y puestas por colores, quedando los calzoncillos para otro cajón.

3. Seiso (limpieza). Todo tiene que estar limpio y en perfecto funcionamiento. Con ello aseguraríamos la salud de las personas y evitaríamos los accidentes. No solo tener el wáter limpio y reluciente, sino también en buen estado. Eso es parte de un hogar y unas nalgas saludables.

4. Seiketsu (estandarización). Establecer procedimientos eficientes claramente establecidos para evitar los errores. Saber cómo se hace un producto, cómo se brinda un servicio, cómo nos aseguramos de dejar las luces apagadas y las puertas bien cerradas cuando salimos de viaje, son algunos de los ejemplos de la estandarización.

5. Shitsuke (disciplina). ¿Cómo hacemos para mantener este sistema y que no se caiga debido a la flojera, la desidia o los hábitos diferentes que traemos sobre nuestras espaldas? Esa es la pregunta que debe responder esta quinta e importante “S”. Revisiones periódicas, auditorías, chequeos, etc. son algunas acciones concretas que nos ayudan a mantener todo lo avanzado. Es la más difícil de todas porque siempre es peruanamente tentador decir “mejor lo dejamos así nomás…”.

Los japoneses son unos capos en este sistema y creo que algo de su desarrollo como país lo deben, entre muchos otros factores, a la aplicación de las 5’s.

Con este viaje aprendí mucho más sobre esta materia y a tener alguna nueva idea sobre cómo aplicarlas en nuestro país. Estoy seguro que podemos seleccionar lo que sirve de lo que no sirve (¿congresistas?), ordenar cada cosa en su lugar (¿dónde dejé mi celular?), tener un ambiente limpio (¿baño de un estadio?), procesos claros (¿cómo se instala una mesa de votación?) y ser un país disciplinado (¿cuántas campañas públicas son solo “flor de un día”?).

Solo depende de nosotros mismos.